Die Aufbewahrungsfrist Buchungsbelege beträgt seit dem 1. Januar 2025 nur noch acht statt zehn Jahre. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat damit eine der bekanntesten Regeln im deutschen Steuer- und Handelsrecht geändert. Für viele Unternehmen bedeutet das: weniger Archivfläche, geringere Speicherkosten und schlankere Prozesse.
Doch die Verkürzung gilt nicht für alle Unterlagen und nicht für alle Branchen. Bücher und Jahresabschlüsse bleiben zehn Jahre im Archiv, Geschäftsbriefe sechs Jahre. Für Banken und Versicherungen hat der Gesetzgeber die Erleichterung sogar wieder zurückgenommen.
Hier erfährst du, welche Fristen jetzt gelten, welche Unterlagen du 2026 vernichten darfst und wie du ein rechtssicheres Lösch- und Archivkonzept aufbaust.
Inhaltsverzeichnis
Was bedeutet die Aufbewahrungsfrist Buchungsbelege?
Die Aufbewahrungsfrist Buchungsbelege legt fest, wie lange Unternehmen Belege aufbewahren müssen, die einer Buchung zugrunde liegen. Seit dem 1. Januar 2025 sind es acht Jahre, geregelt in § 147 Abgabenordnung, § 257 Handelsgesetzbuch und für Rechnungen in § 14b Umsatzsteuergesetz. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Die neue Frist gilt für alle Buchungsbelege, deren bisherige zehnjährige Frist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Damit hat der Gesetzgeber auch ältere Bestände erfasst. Unternehmen mussten nicht auf neue Belege warten, sondern konnten sofort ältere Jahrgänge aussortieren.
Warum der Gesetzgeber die Frist verkürzt hat
Die Verkürzung ist Teil des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes, das im Oktober 2024 im Bundesgesetzblatt verkündet wurde. Ziel war es, Unternehmen von Archivierungs- und Speicherkosten zu entlasten. Gleichzeitig wollte der Gesetzgeber die Prüfbarkeit für die Finanzverwaltung erhalten. Deshalb blieb die zehnjährige Frist für Bücher und Abschlüsse bestehen, nur die Belege wurden verkürzt.
Für die Praxis heißt das: Die Aufbewahrungsfrist Buchungsbelege ist kürzer, die Buchführung selbst bleibt aber zehn Jahre nachvollziehbar. Prüferinnen und Prüfer können also auch später noch Buchungen sehen, nur nicht mehr jeden einzelnen Beleg.
Welche Unterlagen sind Buchungsbelege?
Ein Buchungsbeleg ist jedes Dokument, das einen Geschäftsvorfall nachweist und Grundlage einer Buchung ist. Der Grundsatz lautet: keine Buchung ohne Beleg. Typische Beispiele sind:
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen, einschließlich E-Rechnungen
- Gutschriften und Stornorechnungen
- Kontoauszüge und Zahlungsbelege
- Kassenbons, Quittungen und Kassenberichte
- Lieferscheine, sofern sie als Buchungsbeleg dienen
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen als Grundlage der Lohnbuchungen
- Reisekostenabrechnungen und Bewirtungsbelege
Nicht jedes Dokument mit Zahlen ist ein Buchungsbeleg. Ein Angebot, ein Vertrag oder eine Auftragsbestätigung gilt in der Regel als Handels- oder Geschäftsbrief. Für diese Unterlagen gilt eine andere Frist. Die Zuordnung ist entscheidend, wenn du Aufbewahrungsfristen in deinem Archivsystem hinterlegst.
Die Fristen im Überblick: 10, 8 und 6 Jahre
Die Aufbewahrungsfrist Buchungsbelege ist nur eine von drei zentralen Fristen. Für die Praxis brauchst du alle drei im Blick:
- 10 Jahre: Handelsbücher und Aufzeichnungen, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte sowie die zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen.
- 8 Jahre: Buchungsbelege, also insbesondere Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen und Kassenbelege.
- 6 Jahre: empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Die Frist beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, der Beleg entstanden oder der Brief empfangen beziehungsweise versandt wurde. Ein Beleg aus dem März 2018 und einer aus dem Dezember 2018 laufen also zum selben Zeitpunkt ab.
Die gesetzlichen Grundlagen und Anwendungsschreiben findest du auf der Website des Bundesministeriums der Finanzen, das auch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen digitalen Buchführung (GoBD) veröffentlicht.
Welche Unterlagen darfst du 2026 vernichten?
Mit der Umstellung entstand Anfang 2025 ein Sondereffekt: Buchungsbelege der Jahrgänge 2015 und 2016 durften auf einen Schlag vernichtet werden. Ab dem 1. Januar 2026 läuft die neue Aufbewahrungsfrist Buchungsbelege im normalen Jahresrhythmus. Vorausgesetzt, es greift keine Ablaufhemmung, gilt:
- Buchungsbelege: Jahrgang 2017 und älter dürfen seit 1. Januar 2026 vernichtet werden.
- Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse: Unterlagen mit letzter Eintragung 2015 und früher.
- Geschäftsbriefe und sonstige steuerrelevante Unterlagen: Jahrgang 2019 und älter.
Ab dem 1. Januar 2027 kommt jeweils ein weiterer Jahrgang hinzu: Buchungsbelege aus 2018, Bücher aus 2016 und Geschäftsbriefe aus 2020.
Beispielrechnung: Eine Rechnung vom 15. Juni 2018 entsteht im Kalenderjahr 2018. Die Frist beginnt am 31. Dezember 2018 und endet acht Jahre später am 31. Dezember 2026.
Was die Verkürzung finanziell bringt
Der unmittelbare Effekt zeigt sich im Archiv. Jeder Jahrgang, der früher wegfällt, spart Regalmeter, externe Lagerkosten oder Speicherplatz im Dokumentenmanagement. Bei Unternehmen mit hohem Belegvolumen, etwa im Handel oder in der Logistik, summiert sich das schnell.
Auch die Bilanz kann betroffen sein. Viele Unternehmen bilden eine Rückstellung für die künftigen Kosten der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Die kürzere Aufbewahrungsfrist Buchungsbelege wirkt sich auf deren Bewertung aus. Kläre mit deiner Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung, ob und wie die Rückstellung anzupassen ist.
Ausnahmen: Wann die Aufbewahrungsfrist Buchungsbelege länger läuft
Die acht Jahre sind eine Mindestfrist. In mehreren Konstellationen musst du Belege länger aufheben. Wer hier zu früh vernichtet, riskiert Schätzungen des Finanzamts und Nachteile in Rechtsstreitigkeiten.
Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute
Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute sollte die Verkürzung ursprünglich ein Jahr später greifen. Ende 2025 hat der Gesetzgeber sie für diese Unternehmen jedoch wieder gestrichen. Für sie gilt bei Buchungsbelegen weiterhin die zehnjährige Frist. Prüfe als Finanzdienstleister die konkrete Regelung mit deiner Steuer- oder Rechtsberatung.
Ablaufhemmung bei offener Festsetzungsfrist
Die steuerliche Aufbewahrungsfrist endet nicht, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Das betrifft vor allem diese Fälle:
- laufende oder angekündigte Betriebsprüfungen
- offene Einspruchs- oder Klageverfahren
- vorläufige Steuerbescheide oder Bescheide unter Vorbehalt der Nachprüfung
- Ermittlungen wegen Steuerhinterziehung oder leichtfertiger Steuerverkürzung
Weitere Gründe für längere Aufbewahrung
Auch außerhalb des Steuerrechts kann es sinnvoll sein, Belege länger aufzubewahren: bei laufenden Gewährleistungs- oder Haftungsfällen, bei Rechtsstreitigkeiten mit Kunden oder Lieferanten oder als Nachweis für Fördermittel. Förderprogramme sehen oft eigene Aufbewahrungspflichten vor, die du aus dem Zuwendungsbescheid entnimmst.
Digitale Aufbewahrung: GoBD und E-Rechnung
Die Aufbewahrungsfrist Buchungsbelege sagt nur, wie lange du Belege aufheben musst. Wie du das tust, regeln vor allem die GoBD. Digitale Unterlagen müssen vollständig, unveränderbar, jederzeit lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Das Finanzamt hat im Rahmen einer Außenprüfung ein Recht auf Datenzugriff.
Eine Pflicht zur Digitalisierung gibt es nicht, wohl aber ein Recht. Papierbelege darfst du nach einem dokumentierten Scanprozess digital archivieren und die Originale anschließend in vielen Fällen vernichten. Ursprünglich digitale Daten müssen dagegen immer in maschinell auswertbarer Form erhalten bleiben. Ein Ausdruck reicht nicht.
Besonders relevant ist das bei der E-Rechnung. Seit 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Maßgeblich ist der strukturierte Datensatz, etwa die XML-Datei. Speichere die Rechnung im Originalformat und nicht nur als PDF-Ansicht.
Wie der Empfang technisch und organisatorisch gelingt, erklärt unser Beitrag zum Thema E-Rechnung empfangen. Für E-Rechnungen gilt die Aufbewahrungsfrist Buchungsbelege genauso wie für Papierrechnungen: acht Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres.
Papierbelege scannen und vernichten
Viele Unternehmen digitalisieren eingehende Papierbelege und archivieren nur noch den Scan. Das ist zulässig, wenn der Prozess in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist und das Ergebnis bildlich mit dem Original übereinstimmt. Wer zum Beispiel festlegt, wer scannt, wie die Vollständigkeit geprüft wird und wann das Original vernichtet wird, schafft Rechtssicherheit.
Beachte, dass in Einzelfällen das Original weiter aufbewahrt werden muss, etwa wenn andere Gesetze dies verlangen. Auch hier hilft ein kurzer Abgleich mit der Steuerberatung, bevor du Papier endgültig entsorgst.
Denke außerdem an die technische Sicherung des Archivs. Ein revisionssicheres Archiv ist nur so gut wie seine Datensicherung. Achte darauf, dass Sicherungskopien mehrere Generationen umfassen, an getrennten Orten liegen und regelmäßig auf Wiederherstellbarkeit getestet werden.
Löschkonzept aufbauen: 6 Schritte zur rechtssicheren Vernichtung
Aufbewahren ist nur die halbe Pflicht. Nach Ablauf der Frist verlangt die DSGVO, personenbezogene Daten zu löschen, wenn kein anderer Grund für die Speicherung besteht. Ein Löschkonzept verbindet beide Anforderungen.
- Bestandsaufnahme: Erfasse, wo Belege liegen: Papierarchiv, Buchhaltungssoftware, DMS, E-Mail-Postfächer und Cloud-Speicher.
- Dokumentklassen bilden: Ordne jede Unterlagenart einer Frist zu, also 10, 8 oder 6 Jahre, und dokumentiere die Rechtsgrundlage.
- Fristen technisch hinterlegen: Konfiguriere im Archivsystem Aufbewahrungsregeln, die das Löschdatum automatisch berechnen.
- Sperrvermerke einführen: Markiere Unterlagen, für die eine Ablaufhemmung gilt, etwa bei laufender Betriebsprüfung.
- Jährlichen Löschlauf planen: Lege einen festen Termin im ersten Quartal fest, an dem abgelaufene Jahrgänge geprüft und freigegeben werden.
- Vernichtung dokumentieren: Vernichte Papier datenschutzgerecht und halte digitale Löschungen in einem Protokoll fest.
Für die physische Vernichtung von Papier und Datenträgern hat sich die Norm DIN 66399 als Maßstab etabliert. Sie definiert Schutzklassen und Sicherheitsstufen, je nachdem wie sensibel die Daten sind. Belege mit Bank- oder Gehaltsdaten gehören nicht in den Altpapiercontainer, sondern zu einem zertifizierten Entsorger oder in einen geeigneten Aktenvernichter. Lass dir die Vernichtung bei externen Dienstleistern schriftlich bestätigen.
Binde Steuerberatung, Datenschutzbeauftragte und IT von Anfang an ein. Die konkrete Freigabe zur Vernichtung sollte immer eine verantwortliche Person aus der Finanzabteilung erteilen.
Häufige Fehler bei der Aufbewahrungsfrist Buchungsbelege
- Alles pauschal acht Jahre: Bücher und Jahresabschlüsse bleiben zehn Jahre aufbewahrungspflichtig. Prüfe die Dokumentklasse.
- Vernichtung trotz Prüfung: Wer während einer Betriebsprüfung Belege löscht, verliert Beweismittel.
- Altsysteme abschalten: Bei einem Softwarewechsel müssen die Daten weiter auswertbar bleiben. Kläre den Datenzugriff vor der Abschaltung.
- E-Mails vergessen: Rechnungen, die per E-Mail eingehen, sind Buchungsbelege. Die Mail selbst kann als Geschäftsbrief relevant sein.
- Kosten unterschätzen: Wer nie löscht, zahlt dauerhaft für Speicher, Lizenzen und Archivflächen.
Verantwortung bei ausgelagerter Buchhaltung
Viele Unternehmen lassen ihre Buchhaltung von einer Kanzlei oder in einer Cloud-Lösung führen. Die Verantwortung für die Aufbewahrung bleibt trotzdem beim Unternehmen. Kläre deshalb vertraglich, wo Belege gespeichert werden, wie lange der Dienstleister sie vorhält und in welchem Format du sie bei einem Wechsel erhältst.
Gerade beim Anbieterwechsel gehen Daten häufig verloren oder liegen nur noch als nicht auswertbare PDF-Dateien vor. Plane den Export der Archivdaten frühzeitig ein. Worauf du beim Wechsel achten solltest, beschreibt unser Ratgeber IT-Dienstleister wechseln. Achte darauf, dass die Aufbewahrungsfrist Buchungsbelege auch für exportierte Bestände lückenlos eingehalten wird.
Ein Praxistipp: Nutze den jährlichen Löschlauf, um auch dein Archivsystem zu überprüfen. Stimmen Berechtigungen, Backups und Exportfunktionen noch? So wird die Aufbewahrungsfrist Buchungsbelege zum Anlass für einen regelmäßigen Gesundheitscheck deiner Finanz-IT.
Da es um steuer- und handelsrechtliche Pflichten mit möglichen Haftungsfolgen geht, solltest du Zweifelsfälle immer mit deiner Steuerberatung klären. Das gilt besonders für Konzerne, Finanzdienstleister und Unternehmen mit Auslandsbezug.
Fazit: Aufbewahrungsfrist Buchungsbelege aktiv nutzen
Die Aufbewahrungsfrist Buchungsbelege von acht Jahren ist eine echte Entlastung. Sie gilt seit 2025 für Rechnungen, Kontoauszüge und andere Belege, während Bücher und Abschlüsse weiter zehn Jahre und Geschäftsbriefe sechs Jahre aufzubewahren sind. Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute bleiben bei zehn Jahren.
Nutze die Verkürzung aktiv: Hinterlege die Fristen in deinem Archivsystem, prüfe Ablaufhemmungen und führe einen jährlichen Löschlauf ein. So senkst du Kosten, erfüllst die DSGVO und behältst die Aufbewahrungsfrist Buchungsbelege dauerhaft im Griff.
Häufige Fragen zu Aufbewahrungsfrist Buchungsbelege
Wie lange gilt die Aufbewahrungsfrist Buchungsbelege?
Seit dem 1. Januar 2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege acht Jahre. Grundlage sind § 147 AO, § 257 HGB und für Rechnungen § 14b UStG. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Sie gilt auch für ältere Belege, deren zehnjährige Frist Anfang 2025 noch nicht abgelaufen war.
Welche Unterlagen fallen unter die Aufbewahrungsfrist Buchungsbelege?
Dazu gehören alle Dokumente, die einen Geschäftsvorfall nachweisen und einer Buchung zugrunde liegen: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, E-Rechnungen, Gutschriften, Kontoauszüge, Quittungen, Kassenbelege, Lohnabrechnungen und Reisekostenbelege. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse sind dagegen weiterhin zehn Jahre aufzubewahren, Geschäftsbriefe und sonstige steuerrelevante Unterlagen sechs Jahre.
Welche Belege darf ich 2026 vernichten?
Seit dem 1. Januar 2026 dürfen Buchungsbelege des Jahrgangs 2017 und älter vernichtet werden, Bücher und Jahresabschlüsse mit letzter Eintragung 2015 und früher sowie Geschäftsbriefe aus 2019 und älter. Voraussetzung ist, dass keine Ablaufhemmung greift, etwa durch eine laufende Betriebsprüfung, ein Einspruchsverfahren oder einen Bescheid unter Vorbehalt der Nachprüfung.
Warum gilt für Banken eine längere Frist?
Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute sollte die Verkürzung zunächst ein Jahr später gelten. Ende 2025 hat der Gesetzgeber die Erleichterung für diese Unternehmen jedoch gestrichen. Für sie bleibt es bei Buchungsbelegen bei zehn Jahren. Finanzdienstleister sollten die genaue Regelung und mögliche Übergangsfragen mit ihrer Steuer- oder Rechtsberatung klären.
Wann muss ich Belege länger als acht Jahre aufbewahren?
Länger aufbewahren musst du Belege, solange sie für Steuern relevant sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Das betrifft laufende Betriebsprüfungen, offene Einsprüche oder Klagen und vorläufige Bescheide. Auch Rechtsstreitigkeiten, Gewährleistungsfälle oder Auflagen aus Förderprogrammen können eine längere Aufbewahrung erfordern. Markiere solche Unterlagen mit einem Sperrvermerk in deinem Archiv.
